Como autenticar um documento com assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica se tornou uma ferramenta indispensável na era digital, permitindo autenticar documentos de forma rápida, segura e prática. Assim, através dela, é possível assinar contratos, acordos e uma variedade de documentos com validade jurídica, sem a necessidade de presença física.

Portanto, neste artigo, vamos explorar o que é a assinatura online, como funciona e os passos necessários para autenticar documentos eletronicamente.

O que é assinatura online?

A assinatura online é um tipo de assinatura eletrônica que permite a autenticação de documentos por meios digitais. Ela pode ser feita de várias maneiras, incluindo a inserção de uma imagem da assinatura ou a utilização de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora.

Dessa forma, essa assinatura é amplamente utilizada em transações comerciais, contratos de prestação de serviços e até em documentos governamentais, oferecendo segurança e agilidade ao processo de autenticação.

Por que utilizar a assinatura online?

A assinatura online possui diversas vantagens, especialmente para empresas e profissionais que lidam com grande volume de documentos. Por exemplo, ao eliminar a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar papéis, a assinatura online reduz custos, facilita o arquivamento digital e permite a validação remota dos documentos.

Além disso, muitos sistemas de assinatura eletrônica mantêm um histórico detalhado do processo de assinatura, como data e hora de cada ação, o que fortalece a segurança e validade dos documentos assinados.

Como funciona o processo de autenticação com assinatura eletrônica

Autenticar um documento com assinatura eletrônica é um processo simples, mas requer o uso de uma plataforma confiável que ofereça segurança na autenticação e armazenamento dos dados. Veja os principais passos:

1. Escolha uma plataforma de assinatura online

Existem várias plataformas disponíveis para assinar documentos digitalmente, como DocuSign, Adobe Sign e SignNow. Essas plataformas possuem diferentes funcionalidades e níveis de segurança.

Ao escolher uma plataforma, verifique se ela utiliza criptografia para proteger o documento e se possui métodos de autenticação que garantam que apenas a pessoa autorizada pode realizar a assinatura.

2. Carregue o documento na plataforma

Com a plataforma escolhida, o próximo passo é fazer o upload do documento que precisa ser assinado. A maioria dos serviços aceita formatos comuns, como PDF, o que facilita a inclusão do documento. Ao carregar o arquivo, você poderá adicionar informações sobre quem precisa assinar e os pontos específicos onde a assinatura deve ser aplicada.

3. Autenticação do usuário

Para garantir que a assinatura seja realizada pela pessoa certa, as plataformas de assinatura online exigem que o usuário passe por um processo de autenticação. Esse processo pode incluir um código enviado por e-mail ou SMS, uma senha específica ou, em casos que exigem maior segurança, o uso de um certificado digital.

4. Realização da assinatura

Após a autenticação, o usuário pode visualizar o documento e aplicar sua assinatura. Dependendo da plataforma, a assinatura pode ser feita desenhando com o mouse ou com o dedo em dispositivos móveis, utilizando uma imagem da assinatura ou até por meio de um certificado digital. A assinatura aplicada fica registrada no documento junto com um carimbo de data e hora, reforçando sua validade.

5. Download e armazenamento

Depois de concluída a assinatura, o documento é salvo automaticamente na plataforma. A maioria dos sistemas permite que você faça o download do documento assinado ou envie uma cópia para todos os envolvidos. Além disso, algumas plataformas mantêm uma cópia arquivada, o que pode ser útil para futuras verificações ou para confirmar a autenticidade da assinatura.

A validade jurídica da assinatura online

No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 regula a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e reconhece o certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) como um método seguro para assinaturas eletrônicas avançadas. Em geral, documentos assinados eletronicamente têm validade jurídica, desde que o método de assinatura atenda aos requisitos de segurança e autenticidade.

Para documentos de baixa complexidade, uma assinatura eletrônica simples pode ser suficiente. No entanto, para transações de alto valor ou em que a segurança é essencial, recomenda-se o uso de um certificado digital. Essa é uma maneira de garantir que a assinatura seja vinculada diretamente ao assinante, protegendo a integridade do documento.

Dicas para garantir a segurança na assinatura online

Para garantir que o processo de assinatura online seja seguro e confiável, considere as seguintes práticas:

• Escolha plataformas de confiança: Opte por serviços reconhecidos no mercado e que utilizam criptografia para proteger os documentos. Verifique também se a plataforma possui protocolos de segurança que atendam às normas vigentes.
• Utilize autenticação de dois fatores: Sempre que possível, ative a autenticação em duas etapas para aumentar a segurança do processo. Isso ajuda a garantir que apenas a pessoa autorizada consiga assinar o documento.
• Mantenha o registro do processo de assinatura: As plataformas de assinatura online geralmente registram dados como data, hora e IP de quem realizou a assinatura. Esse histórico é importante para futuras verificações e pode comprovar a validade do documento em casos de disputas.

Considerações finais

Ademais, autenticar um documento com assinatura online é uma prática cada vez mais comum e altamente recomendada para quem deseja agilidade e segurança. Pois, com a assinatura eletrônica, simplificam-se burocráticos, reduzem-se custos e minimiza-se o impacto ambiental. Assim, ao escolher uma plataforma segura e seguir as melhores práticas, é possível garantir a validade jurídica e a autenticidade dos documentos de forma rápida e confiável.